Perdez moins de temps à gérer vos documents et concentrez-vous sur l’essentiel

Étape ultime du parcours numérique de votre entreprise, l’environnement de travail numérique vous permet de contrôler les flux de travail et d’intervenir à tout moment dans le cycle de vie des documents. Bienvenue dans le futur du travail.

Échelle numérique

Efficacité d’entreprise

Efficacité d’entreprise

L’environnement numérique permet aux entreprises d’optimiser le cycle de vie complet d’un document, de sa création à sa destruction.

Le traitement des documents dans l’environnement numérique permet aux entreprises d’augmenter leur productivité et leur efficacité grâce à des processus opérationnels automatisés permettant de structurer leur gestion documentaire.
Plus vous évoluerez dans l’environnement numérique, plus les résultats seront importants.


Votre entreprise est-elle prête à passer à l’environnement numérique?

Nous pouvons vous aider à transformer votre gestion documentaire papier vers une gestion électronique des documents afin de traiter les documents et l’information de manière plus efficace. En standardisant les processus et en facilitant la communication et le partage d’informations, votre performance d’entreprise sera grandement améliorée.

Automatiser les processus

Certains dossiers passent dans les mains de plusieurs intervenants, rendant leurs suivis complexes. Un environnement numérique est idéal pour y voir plus clair et identifier les goulots d’étranglement qui ralentissent vos processus. En standardisant, vous pourrez suivre l’évolution de chaque dossier en temps réel et serez capable de mesurer votre performance d’entreprise.

Structurer l’information

Faire des recherches avec de l’information non structurée est complexe. L’indexation manuelle semble une bonne idée, mais le risque d’erreur est grand. Nous pouvons vous aider à structurer vos informations afin de classer chaque document au bon endroit automatiquement. Une simple recherche par mots-clés suffira pour retrouver vos documents, grâce au module de reconnaissance optique (OCR).

Standardiser vos façons de faire

Lorsqu’une entreprise gère plusieurs bureaux, la communication de l’information est un vrai défi. Avec un environnement numérique, il est possible de standardiser les processus opérationnels et de centraliser la base de données de tous vos bureaux. La gestion des dossiers sera ainsi plus efficace, peu importe l’endroit.

Numériser les données

Une entreprise traite par année des milliers de factures. Transcrire manuellement ce type de données est long et comporte de nombreux risques d’erreurs. Nous pouvons vous proposer des solutions capables de lire les informations sur vos documents numériques ou papier et de déclencher automatiquement le type de processus adéquat pour chaque facture.

Gestion des coûts

Gestion des coûts

Un employé de bureau perd plusieurs jours par année à gérer du papier. Générez des économies de coûts en optimisant le temps de vos employés.

Dans un environnement numérique, les économies de coûts sont reflétées par une meilleure gestion du temps des employés. Grâce à des solutions efficaces, vous pourrez automatiser les processus fastidieux qui réquisitionnent beaucoup de temps à vos employés afin qu’ils puissent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée pour votre entreprise.


Vos coûts d’opération sont-ils tous justifiés ?

Différents aspects entrent en jeu pour identifier des opportunités concrètes permettant de gérer efficacement vos ressources et vos coûts. Le temps, c’est de l’argent. Nous aurons toujours en tête de vous aider à obtenir le meilleur retour sur investissement.

Faciliter les recherches

Les audits sont fastidieux pour les entreprises : Plusieurs employés sont mobilisés pendant des semaines et cela coûte cher à l’entreprise. Avec un environnement numérique, nous pouvons vous aider à réduire le temps de recherche de vos documents ! Vos employés pourront se concentrer sur des tâches qui comptent véritablement pour l‘entreprise.

Limiter les impressions inutiles

L’impression d’une facture électronique pour obtenir l’approbation d’un responsable est un exemple fréquent d’une impression inutile pouvant être retirée du processus dans un environnement numérique. Nous vous aiderons à éliminer ces impressions avec la mise en place de processus d’approbation et de signatures électroniques.

Automatiser les processus comptables

La gestion des comptes payables et recevables est compliquée. Un retard de paiement ou de facturation occasionne des frais à l’entreprise. Dans un environnement numérique, vous pouvez automatiser vos processus comptables pour compléter vos tâches facilement et rapidement sans négliger les niveaux d’approbation.

Réduire les coûts d’entreposage

La loi exige de garder une copie de certains documents sur une longue période. Les boîtes d’archives s’accumulent et sont entreposées dans vos bureaux ou des entrepôts externes. Les solutions de gestion électronique des documents de Groupe CT vous permettent de numériser vos documents dans un format légal et d’éliminer tous vos documents papier et ainsi réduire les frais de stockage physique.

par semaine sont utilisées en moyenne par un employé pour chercher une information sans la trouver.

AIM

des directeurs financiers ne connaissent pas les coûts de recherche et de manipulation de documents papier archivés.

AIM

Sécurité et confidentialité

Sécurité et confidentialité

Dans l’environnement numérique, la protection de l’information est facilitée. Offrez à votre entreprise la maîtrise de ses données.

La gestion électronique des documents permet de sécuriser vos dossiers selon des règles et des politiques propres à votre entreprise. Vous assurez ainsi une protection optimale, sur mesure, et une meilleure conservation de vos documents pour préserver leur valeur légale et probante.


Vos documents sont-ils en sécurité? Comment en assurez-vous la protection et la conservation?

Nous pouvons mettre en place une solution sur mesure qui répondra à vos exigences de sécurité et de protection tout au long du cycle de vie de vos documents. Vous obtiendrez une traçabilité de toutes les modifications faites à vos documents électroniques.

Numériser pour protéger

Plusieurs documents existent uniquement en format papier. Si un feu ou une inondation survient, tout est perdu. Dans votre environnement numérique, vous pourrez assurer une protection maximale de vos documents et les conserver à l’abri.

Contrôler les accès

Il est très difficile de gérer la confidentialité d’un document papier, mais dans un environnement numérique, vous pouvez protéger vos informations selon différents niveaux d'autorité et gérer les modifications et les impressions des documents.Toutes les actions faites avec un document pourront être répertoriées.

Assurer une valeur légale

«Les paroles s’envolent, les écrits restent.» Les documents sont des preuves essentielles dans des dossiers en litige. Il s’agit parfois d’un simple bon de livraison manquant pour qu’un client refuse de payer. Avec la gestion électronique des documents, nous pouvons vous assurer que vos archives numériques auront une valeur légale dès leur création et pourront être utilisées en l’absence d’un document physique.

Signer électroniquement

Une signature manquante peut retarder un dossier, et quand il y a plusieurs signatures à obtenir, le problème se multiplie. Avec une solution de gestion électronique des documents adéquate, vous pourrez utiliser la signature électronique. Nous nous assurons que vous ayez la bonne solution de signature électronique pour répondre aux normes de sécurité exigées par la loi.

des entreprises auront des politiques de suppression de données.

Gartner

et plus des employés ont jeté des documents imprimés sans les déchiqueter.

Danwood

Empreinte environnementale

Empreinte environnementale

Les environnements numériques sont favorables à l’environnement. Passez à l’écosystème de travail du futur.

Si une entreprise fournit les bons outils technologiques qui favorisent de meilleurs habitudes de travail, elle réduit peu à peu sa consommation de papier et donc son empreinte environnementale.


Vous êtes-vous déjà imaginé travailler dans un environnement libéré du papier à 100 %?

Nous pouvons vous aider à passer d’un environnement papier à un environnement numérique, à votre rythme, en vous proposant des solutions modulables et flexibles qui s’ajustent à vos besoins et à vos objectifs environnementaux.

Dématérialiser les documents

Les documents sont créés pour communiquer ou recueillir de l’information, mais il existe des solutions plus pratiques et écologiques. Dans un environnement numérique, il est possible de créer des formulaires en ligne pour recueillir et regrouper toutes les données dans un seul document. Nous pouvons vous aider à identifier des opportunités de dématérialisation de documents pour réduire votre gestion documentaire.

Choisir l’essentiel

Le contenu d’un document n’est pas toujours pertinent pour nos besoins. Dans l’environnement numérique, il est possible de regrouper les informations vraiment utiles dans un seul fichier. Nous pouvons vous aider à structurer votre information de manière à réduire l’utilisation du papier.

Partager les documents

Une filiale envoie fréquemment des lots de documents papier à son siège social. En plus des frais de transport occasionnés, la consommation d’essence a un impact direct sur l’environnement. En utilisant un système de gestion électronique des documents, les documents se transmettent par voie numérique plutôt que terrestre.

Collaborer facilement

Lors d’une rencontre, une quantité de papier importante est utilisée pour imprimer plusieurs copies d’un même document. Dans un environnement numérique, la collaboration numérique entre les employés est facilitée, ce qui permet de réduire l’utilisation du papier.

de la réduction de papier obtenue dans les entreprises d’ici 2020 proviendra des changements dans les processus d’entreprises

Gartner

des déchets d’entreprise est composé de papier.

The World Counts - 2014

Passez à l’action

Prenez en main votre gestion documentaire ! Nous vous proposerons les meilleurs pratiques d’affaires vous permettant d’améliorer votre productivité, de contrôler vos coûts, de protéger vos documents et de réduire votre impact environnemental.

Partout au Canada 1.800.967.3103

Des solutions performantes
de gestion électronique des documents (GED)

Numérisation intelligente intégrée

Améliorez votre processus de numérisation en contrôlant la structure d’indexation et de classification de vos documents. Ils se retrouveront au bon endroit en tout temps.

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Numérisation et traitement de données

De la conversion d’un format de fichier à un autre jusqu’à la détection automatique d’informations sur les documents, nos solutions vous permettront de traiter vos données efficacement.

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Archivage numérique des documents

Nos solutions d’archivage électronique simplifient la gestion de vos documents et sécurisent vos données tout en conservant leur valeur légale et probante.

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Automatisation des processus

Nos solutions vous permettront d’automatiser vos processus opérationnels de gestion documentaire afin d’améliorer la communication et l’efficacité de votre entreprise.

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Groupe CT possède une flexibilité et une force qu’aucun autre peut offrir autant aux PME qu’aux multinationales. Notre position de plus grand détaillant indépendant multimarque au Canada nous permet de bâtir des partenariats solides avec les grands manufacturiers de l’industrie.