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Nos 10 meilleures astuces pour rendre votre environnement de travail plus écologique

23 juillet 2019

Opter pour un environnement de travail plus vert permet non seulement de réduire votre empreinte environnementale au bureau, mais aussi de positionner votre entreprise comme un citoyen corporatif responsable, un critère de plus en plus important chez les consommateurs. Voici donc les 10 meilleures façons de réduire votre empreinte écologique selon notre expérience auprès d’entreprises ayant déjà entrepris ce virage.

1 – Visez « zéro papier »
Le choix de papier le plus écologique, c’est celui de ne pas en utiliser. Selon une étude de PaperKarma, il suffirait que les entreprises américaines réduisent leur consommation de papier de seulement 10 % pour diminuer leurs émissions de gaz à effet de serre (GES) de 1,45 millions de tonnes métriques, ce qui équivaudrait à retirer 280 000 voitures des routes pendant toute une année. S’il demeure irréaliste pour une entreprise de se libérer à 100 % du papier, il est possible de réduire considérablement sa consommation. Commencez par numériser vos documents papier afin de les archiver de façon numérique, ce qui réduira également l’espace occupé par vos filières. Utilisez des logiciels qui pourraient vous faciliter la vie, comme nos logiciels de numérisation et traitement de données, de numérisation intelligente intégrée ou d’archivage et d’automatisation des processus et incitez vos employés à réviser les documents à l’écran. Les corrections, révisions et mises à jour effectuées sur des documents imprimés représentent 90 % des déchets de bureaux aux États-Unis!

2 – Optez pour des équipements à faible consommation d’énergie et sachez les utiliser
Votre budget ne vous permet sûrement pas d’acheter exclusivement des produits durables, mais vous pouvez vous concentrer sur certaines catégories de produit dont l’impact sur l’empreinte écologique est énorme, comme les équipements électroniques. Le progrès technologique a permis de produire des équipements de bureau moins énergivores et la plupart d’entre eux incluent maintenant des fonctionnalités pour réduire la consommation d’énergie. Demandez à un membre de notre équipe d’experts de vous expliquer comment optimiser les fonctionnalités offertes sur vos appareils.

3 – Adhérez à un programme de recyclage de cartouche
Une cartouche d’encre met entre 400 et 1 000 ans à se décomposer dans la nature. Les entreprises qui recyclent leurs cartouches réduisent leur impact environnemental de façon significative. Informez-vous au sujet des programmes de récupération et de recyclage de cartouches. Chez Groupe CT, nous offrons ce service gratuitement à tous nos clients. Les cartouches recyclées sont inspectées et réassemblées de façon à offrir les mêmes standards que des cartouches neuves.

4 – Contrôlez la consommation de papier directement à la source
Les systèmes d’authentification des utilisateurs font en sorte que ceux-ci « libèrent » leur impression une fois devant l’imprimante, au moyen d’une carte magnétique ou d’un autre système d’identification. Cette approche réduit la consommation de papier car elle minimise le gaspillage (pensez à toutes ces copies oubliées à l’imprimante) et limite l’impression des documents qui ne sont pas essentiels. Veillez aussi à programmer certaines règles par défaut sur vos appareils (noir et blanc, recto verso, etc.) et éliminez graduellement les appareils qui ne permettent pas d’imprimer recto verso.

5 – Mesurez pour avoir de l’impact
Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne mesurez pas! Pensez à opter pour des services d’impression gérés (SIG) qui offrent aux entreprises une meilleure visibilité sur leurs activités d’impression. Les SIG permettent de recevoir des rapports personnalisés et une lecture claire des données d’utilisation. Il est vrai que l’implantation d’un programme de SIG représente un plus gros projet pour votre entreprise qu’un plan de sensibilisation auprès de vos employés, mais il entraîne aussi des résultats significatifs sur votre impact environnemental et sur vos coûts. Une étude réalisée par Garner a révélé que 10 à 30 % des dépenses récurrentes liées à l’impression peuvent être évitées à l’aide d’une analyse rigoureuse de l’environnement d’impression.

6 – Encouragez les bonnes pratiques au sein de votre entreprise
En combinant plusieurs petites initiatives, vous atteindrez des résultats étonnants.

Voici quelques idées faciles à implanter :

  • Sensibilisez vos employés au fait qu’ils n’ont pas besoin d’imprimer leurs courriels et aidez-les à mieux organiser leur boîte de réception de messages.
  • Programmez vos appareils électroniques pour qu’ils s’éteignent automatiquement après vos heures de travail.
  • Placez des bacs de recyclage près des photocopieurs.
  • Invitez vos employés à apporter une plante de bureau pour aider à améliorer la qualité de l’air.
  • Diminuez le thermostat (les bureaux sont souvent surclimatisés pendant les mois d’été).
  • Adoptez le concept des réunions sans papier en projetant vos documents sur des écrans.
  • Invitez votre département de ressources humaines à adopter des formulaires électroniques et pensez à outiller votre département de comptes payables avec des logiciels de gestion électronique des documents. Les comptes payables sont au sommet de la liste des fonctions les plus énergivores en temps et en papier, alors prenez quelques minutes pour lire notre article consacré à la transformation numérique des comptes payables.

7 – Favorisez les bonnes pratiques à l’extérieur de votre entreprise
Un bon citoyen corporatif s’assure aussi que les partenaires qui composent sa chaîne d’approvisionnement adoptent des pratiques responsables. Recherchez des fournisseurs qui partagent vos valeurs environnementales. L’entreprise qui produit vos cartes professionnelles imprime-t-elle sur du papier recyclé? Votre compagnie d’entretien ménager utilise-t-elle des produits biodégradables? Demandez à vos représentants de proposer une facturation électronique à vos clients et d’offrir l’option de paiements automatisés. Enfin, exigez une facturation électronique de la part de vos fournisseurs.

8 – Adoptez un programme de recyclage des appareils électroniques
Les appareils électroniques sont devenus aussi essentiels pour les entreprises que toxiques pour l’environnement. Faites de la gestion des déchets électroniques une politique officielle de votre entreprise, avec l’objectif de recycler tout ce qu’il est possible de recycler. Grâce aux organismes de charité, vous pouvez facilement disposer de vos vieux téléphones cellulaires de façon responsable. Et plusieurs manufacturiers offrent des programmes de récupération des vieux ordinateurs. Voici une liste des emplacements au Québec recyclant vos vieux appareils électroniques.

9 – Créez un comité de développement durable
Un comité de développement durable peut sensibiliser vos employés et beaucoup plus. Sa liste de projets peut inclure l’élaboration d’astuces pour favoriser les déplacements verts (vélo, transport en commun, covoiturage), l’évaluation de l’impact d’une politique de télétravail, la création de défis mensuels, etc. Un tel comité pourrait également éduquer votre personnel dans le cadre de sessions de formation sur l’heure du dîner. L’engagement entre employés est généralement plus efficace qu’un mémo provenant de la direction.

10 – Compensez votre consommation de papier en achetant des crédits carbone
Si vos efforts pour limiter votre empreinte environnementale ont atteint leurs limites, sachez qu’il existe plusieurs programmes de compensation des GES offerts au Québec ou ailleurs dans le monde. Ces programmes misent généralement sur la plantation d’arbres car les végétaux captent naturellement le gaz carbonique (CO₂) et peuvent l’emprisonner pendant des décennies. Selon le Groupe d’experts intergouvernemental sur l’évolution du climat (GIEC), les forêts captent actuellement 25 % du carbone émis par les activités humaines. Les entreprises peuvent donc profiter de cette capacité naturelle de séquestration du CO₂ en achetant des crédits carbone, lesquels correspondent à un nombre d’arbres plantés. Il existe plusieurs sites web québécois pour l’achat de crédits carbone, notamment celui de Planetair.

Malgré tous les efforts déployés par les entreprises, le papier n’est pas encore près de disparaître. Une étude réalisée par Canon en 2018 nous apprenait que 36 % des entreprises impriment davantage qu’il y a douze mois. À court terme, l’avenir ne laisse toujours pas entrevoir une domination des environnements zéro papier, mais plutôt une tendance à migrer vers des environnements hybrides, où la gestion électronique des documents s’intègre à la gestion de papier. L’approche la plus réaliste consiste à créer un environnement où les processus de gestion documentaire sont structurés efficacement, selon la réalité de votre organisation, tout en continuant d’évoluer vers des pratiques d’impression responsables.

CONTACTEZ-NOUS POUR OBTENIR DES CONSEILS EN MATIÈRE D’IMPRESSION RESPONSABLE.

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