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Comment sauver près de 2 heures par jour au travail

11 juin 2019

La numérisation intelligente

Numériser un document n’a rien de compliqué et votre entreprise possède probablement des équipements pour « dématérialiser » ses classeurs remplis de dossiers papier. Mais saisir et convertir vos documents en PDF ne représente qu’un aspect du potentiel offert par la numérisation. La partie la plus importante se joue lorsque votre entreprise dispose des outils pour traiter les documents de façon intelligente.

En effet, la numérisation présente un tout autre niveau de valeur lorsque l’image du document prend vie, c’est-à-dire, lorsqu’il devient possible de saisir les informations qu’elle contient pour les interpréter, traiter, exporter, acheminer, classer, etc. En d’autres mots, la numérisation intelligente combine la numérisation documentaire à la puissance des logiciels de reconnaissance de caractères et de traitement automatisé des informations. L’utilisateur ne se contente plus de prendre une « photo » de son document; il délègue le travail de conversion électronique à un logiciel assez intelligent pour en extraire les données pertinentes et les intégrer aux systèmes que l’entreprise utilise déjà.

Il est vrai que l’impression papier des documents engendre pertes de temps et d’argent aux entreprises. Mais celles-ci en perdent encore plus à distribuer, archiver et chercher leurs documents. Une étude de RS Consulting auprès de 250 sociétés européennes a révélé que les employés utilisent en moyenne 35 à 50 % de leur temps pour chercher et archiver des documents et seulement 5 à 15 % pour lire l’information contenue dans ces documents. En combinant la numérisation avec l’intelligence artificielle, une entreprise peut aller chercher le plein potentiel d’un environnement sans papier. Voici comment.

 

1 – En améliorant votre efficacité opérationnelle 
La numérisation intelligente peut optimiser plusieurs processus qui sont essentiels au bon roulement de vos affaires, notamment la réception du courrier, la gestion de l’inventaire, ainsi que les comptes payables et recevables. Les logiciels de numérisation intelligente gèrent automatiquement vos documents du début à la fin, de leur capture à l’intégration des informations dans vos systèmes internes. Leurs outils de reconnaissance de caractères incluent généralement la capacité de traiter des dizaines de langages différents et un nombre illimité de données.

 

2 – En automatisant le traitement de vos courriels entrants
Vos employés passent beaucoup de temps à traiter tous les courriels qu’ils reçoivent. Les logiciels de numérisation intelligente permettent généralement d’automatiser la gestion des courriels entrants. Ainsi, tous les documents que votre entreprise reçoit, qu’ils soient sous forme papier ou électronique, peuvent être automatiquement analysés, triés et envoyés aux bonnes personnes à l’interne. Les données clés incluses dans les courriels, quant à elles, peuvent être automatiquement captées et transférées dans vos systèmes.

 

3 – En optimisant la gestion de votre comptabilité 
Encore aujourd’hui, la plupart des entreprises ne réalisent pas le potentiel d’économie de temps et d’argent qui se cache du côté de leur département des comptes fournisseurs. Si vos employés doivent manuellement saisir les factures dans un système comptable, valider l’information et obtenir une approbation avant de les payer, vous passez à côté d’une économie potentielle de trois jours de travail par mois, selon IRISxtract. En équipant votre département des comptes fournisseurs d’un outil de numérisation intelligente, vous leur donnerez les moyens de générer de la valeur pour votre entreprise. Lisez notre article de blogue entièrement dédié à ce sujet.

 

4 – En convertissant et compressant vos documents

À l’ère du numérique, les entreprises se préoccupent de plus en plus de l’espace occupé par leur réseau informatique et les données Internet qu’elles consomment. Les solutions de gestion intelligente des documents permettent généralement de réduire la taille des fichiers tout en conservant leur qualité, de façon à pouvoir les transférer rapidement et à économiser des coûts d’archivage et de récupération. Les fichiers peuvent ensuite être placés dans divers systèmes de gestion et de partage de documents comme Microsoft SharePoint, Google docs, Dropbox, Therefore, etc.

La numérisation intelligente ne vise pas à remplacer vos employés par des robots, mais bien à faire en sorte que vos ressources puissent contribuer à votre entreprise en créant de la valeur plutôt qu’en cherchant des données. Selon un rapport de McKinsey, les employés passent trop de temps à chercher de l’information : 1,8 heure par jour (ou 9,3 heures par semaine). Dans l’actuel contexte de plein emploi et de pénurie de main-d’œuvre dans certains secteurs, l’automatisation des processus prend tout son sens. Peu importe la taille de votre entreprise, la numérisation intelligente est un outil qui peut être déployé de façon optimale en utilisant les bons logiciels et une intégration sur mesure.

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