NOS PUBLICATIONS

Livre blanc

Comment propulser l’efficacité de votre département RH grâce à la GED et l’automatisation des processus

16 octobre 2018

Les professionnels en ressources humaines consacrent plusieurs heures par semaine à chercher des informations parmi des montagnes de dossiers et à créer des documents ayant de longs cycles de vie. À lui seul, le processus d’intégration des nouveaux employés implique une quantité étourdissante de documents à recueillir, compléter, signer, acheminer et classer. Pour les entrepreneurs qui n’ont pas le luxe de pouvoir compter sur du personnel dédié aux ressources humaines, l’impact des processus manuels et de la paperasse RH est énorme. Peu importe leur taille, les entreprises évoluent encore aujourd’hui dans un univers où la gestion documentaire des ressources humaines est souvent un fardeau.

Un domaine qui croule sous les documents

On estime que chaque employé génère en moyenne 20 nouveaux documents par année, incluant notamment les évaluations de performance et les formulaires d’avantages sociaux. Chaque nouvelle embauche ajoute à ce lot environ 10 documents additionnels tels que le C.V. et le contrat d’embauche. Ainsi, une entreprise qui emploie 100 employés et accueille huit nouvelles ressources au cours d’une année doit gérer environ 2 240 documents différents dans ses dossiers RH. Inutile de préciser que créer, maintenir et classer un tel volume de documents de façon manuelle pose de grands défis.

Nous avons demandé aux clients de Groupe CT quelles seraient leurs priorités s’ils pouvaient optimiser la gestion documentaire de leurs ressources humaines. La gestion des feuilles de temps et des dossiers d’employés, les processus d’embauche et d’intégration, les processus de terminaison d’emploi ainsi que le suivi des congés figurent au sommet de leur étourdissant palmarès. Ils nous ont également révélé leurs plus grands enjeux :

  • Difficulté à collaborer efficacement sur plusieurs documents en simultané
  • Craintes et lourdeur administrative liées à des dossiers d’employés incomplets
  • Défis imposés par la nécessité de se conformer à une réglementation complexe et à un volume croissant de documents requis
  • Inquiétudes face à la sécurité et la confidentialité d’informations sensibles

Gérer la paperasse RH tout en restant zen

Parce qu’elle apporte des solutions aux principaux enjeux documentaires des équipes de ressources humaines, la gestion électronique des documents (GED) convient à toutes les entreprises, peu importe leur taille. La GED procure la faculté de gérer efficacement les données RH grâce à des processus automatisés et des fonctions de recherche aussi faciles à utiliser que Google. Elle couvre le cycle de vie complet des documents. Capture de données, signatures électroniques, engins de recherche et de récupération instantanée, destruction automatique… Les bénéfices de la GED en RH sont significatifs pour une entreprise :

1 – Les données sont gérées plus rapidement car les documents sont classés uniformément selon une approche structurée et automatisée.

2 – Les informations sont sécurisées afin d’assurer la conformité légale. La technologie permet de protéger les données en limitant l’accès aux personnes autorisées seulement et évite la perte de documents, conformément aux lois sur l’accès à l’information.

3 – L’accès aux documents par les personnes autorisées devient flexible. En dématérialisant l’information, celle-ci devient disponible de partout grâce à une interface simplifiée.

4 – Il devient possible de créer des processus RH en continu qui éliminent les délais inutiles et les erreurs.

5 – La consommation de papier est réduite puisque les formulaires sont transformés en versions électroniques. Vos employés cessent de remplir continuellement les mêmes renseignements et votre département RH n’a plus à déchiffrer leur écriture.

6 – La gestion du personnel devient conviviale. Les filières du personnel RH et des gestionnaires ne croulent plus sous des piles de documents et l’entreprise se transforme en un lieu de travail moderne orienté vers l’efficacité.

En mode GED, les fonctionnalités s’allient pour réduire les interventions manuelles et le risque d’erreur. Le recrutement, l’intégration des nouveaux employés, l’administration quotidienne et les dossiers de départs deviennent beaucoup moins lourds à gérer. Ce qui libère du temps pour se concentrer sur… tout ce qui passionne vraiment votre département RH.

Les professionnels en RH sont passionnés par les gens et non par la gestion documentaire

Les entreprises qui ont adopté la GED pour leur département de ressources humaines affirment avoir réalisé d’importantes économies de temps et d’argent en réduisant leur consommation de papier et en automatisant leurs processus. Plutôt que de passer une bonne partie de leurs journées à gérer de la paperasse et des tâches administratives, le personnel RH peut se consacrer davantage à sa mission principale : recruter et retenir des employés talentueux qui créeront de la valeur pour l’organisation. Aujourd’hui, à l’ère du numérique, il est franchement illogique que du personnel RH qualifié soit enseveli sous des flux de travail et des systèmes papier désuets.

Pouvez-vous vous permettre d’attendre?

La firme de recherche Gartner prévoit que l’utilisation de logiciels de gestion documentaire sera généralisée au sein des départements RH d’ici cinq à dix ans. Les entreprises qui ont déjà complété leur transition ont un avantage concurrentiel : non seulement elles révolutionnent l’expérience-employé au sein de leur organisation, mais elles disposent aussi de données clés pour analyser leur performance RH. Bien outillées pour prendre des décisions stratégiques en matière de ressources humaines, elles progressent rapidement vers le futur monde du travail.

CONTACTEZ-NOUS POUR OPTIMISER VOS PROCESSUS RH

 

Publications
qui pourraient vous intéresser

Blogue

L’art de récupérer ses coûts d’impression

06 novembre 2018

Faites-vous partie des entreprises de services qui ne refacturent pas leurs coûts d’impression à leurs clients? Cette pratique est pourtant essentielle et légitime pour les entreprises de services professionnels telles que les firmes d’architectes, les ingénieurs, les cabinets d’avocats, les firmes comptables, les agents immobiliers et les agences de publicité.

Livre blanc

La transformation numérique des comptes payables

29 août 2018

La transformation numérique est vitale au succès des entreprises d’aujourd’hui. L’intégration de la technologie dans les organisations n’est plus une option pour se démarquer dans l’industrie 4.0. Plusieurs secteurs d’activité sont déjà bien avancés dans leur transformation numérique, notamment les ressources humaines, les opérations et le marketing. Mais plusieurs entreprises tardent à améliorer les processus de leurs comptes payables, qui offrent pourtant un énorme potentiel d’optimisation. 

Événements

5 stratégies pour réduire l’empreinte écologique de votre entreprise

20 avril 2018

Groupe CT passe à l’action et partage avec vous cinq stratégies visant à imprimer de façon plus responsable.