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La transformation numérique des comptes payables

29 août 2018

La transformation numérique des comptes payables : le secret bien gardé des entreprises qui dominent leur industrie

La transformation numérique est vitale au succès des entreprises d’aujourd’hui. L’intégration de la technologie dans les organisations n’est plus une option pour se démarquer dans l’industrie 4.0. Plusieurs secteurs d’activité sont déjà bien avancés dans leur transformation numérique, notamment les ressources humaines, les opérations et le marketing. Mais plusieurs entreprises tardent à améliorer les processus de leurs comptes payables, qui offrent pourtant un énorme potentiel d’optimisation.

Il est grand temps que les comptes payables rejoignent la révolution numérique

Une étude réalisée en 2015 par Aberdeen Group révèle que le coût moyen pour traiter une seule facture est de 15,61 $ et nécessite 9,7 jours de traitement! Les directeurs financiers classent d’ailleurs les comptes payables au sommet de la liste des fonctions les plus laborieuses et les plus énergivores en temps et en papier, devant les comptes recevables, la gestion de la paye, la fiscalité et la vérification*. Les processus souvent manuels des comptes payables sont simplement trop lents, inefficaces et coûteux pour générer de la valeur dans l’environnement de travail moderne.

Une solide infrastructure pour la gestion des données financières peut éliminer jusqu’à 25 % du volume de travail des ressources d’une entreprise** et crée un avantage concurrentiel clair. En équipant votre département des comptes payables d’un système technologique innovant, vous lui donnerez les moyens de générer de la valeur pour votre entreprise. Vous doterez ainsi les décideurs d’un accès rapide aux données de comptes payables, leur permettant de réagir rapidement aux opportunités.

 

« Every company is a software company. » - Satya Nadella , CEO de Microsoft

 

Selon le McKinsey Global Institute, près de la moitié des activités rémunérées dans l’économie mondiale sont automatisables grâce à des technologies déjà existantes. Les professionnels qui œuvrent au sein des départements de compte payables auraient tort de craindre cette réalité troublante; il s’agit d’une parfaite occasion de remplacer leurs tâches difficiles et irritantes par des responsabilités valorisantes qui généreront une valeur durable pour leur entreprise.

Ce que ça change… concrètement

La gestion électronique des comptes payables améliore les processus des services financiers grâce aux principales fonctionnalités suivantes:

  • Comme les factures sont automatiquement numérisées et indexées, l’entrée de données manuelle est éliminée. Il est alors possible d’effectuer une recherche dans l’index et d’obtenir des résultats rapides et pertinents.
  • Grâce aux workflows prévus dans le logiciel, les factures sont acheminées automatiquement vers la personne appropriée afin d’être validées, approuvées et traitées. Des rappels automatiques sont envoyés par courriel pour avertir de l’échéance imminente d’un paiement, ce qui permet d’éviter les frais de retard.
  • L’intégration aux systèmes financiers actuels de l’entreprise permet d’accéder à l’ensemble des données depuis l'ERP comptable.
  • Les documents archivés peuvent être consultés et traités à distance sans qu’il soit nécessaire de les sortir du système pour les valider ou les traiter.
  • Un archivage sécuritaire et conforme aux normes est possible, de même que la suppression des documents au terme des délais réglementaires de conservation.

Trois bonnes raisons d’automatiser vos comptes payables

  1. Une productivité augmentée

Avec un processus numérique, la plupart des étapes du traitement des factures sont automatisées, incluant la réception, la validation et l’approbation de celles-ci. Un rapport de la firme Aberdeen révèle que les technologies numériques permettent de traiter 3,9 fois plus de factures que les processus manuels et qu’elles réduisent le coût du traitement d’une facture à 3,34 $ (vs 15,61 $). Vos ressources pourront donc se concentrer sur les factures qui nécessitent une plus grande attention.

Cette hausse de productivité ne concerne pas uniquement le département des comptes payables, mais bien l’ensemble de l’entreprise. Le cycle de vie complet d’une facture payable n’implique pas seulement le département des comptes payables. Plusieurs personnes et départements auront alloué du temps à décider d’un achat et à communiquer entre eux à son sujet. Grâce à un plus grand accès et une meilleure utilisation de l’information disponible, votre département des comptes payables passera d’un centre de coût administratif à un actif stratégique pour les opérations financières de votre entreprise.

  1. Un meilleur suivi des factures et une plus grande visibilité

Localiser des factures papier et fournir des données en temps réel sont d’énormes défis pour les comptes payables. Or, sans données valides rapidement accessibles, il est très difficile pour une entreprise d’évaluer ses opérations comptables, d’optimiser sa trésorerie et de développer des stratégies financières. Répondre aux demandes d’information des auditeurs devient une tâche colossale dans ces conditions. Un processus numérique fluide resserre les contrôles de qualité et minimise les erreurs humaines; il permet de détecter automatiquement les numéros de factures en double, de vérifier les montants et leur concordance avec les bons de commande, de signaler un bon de commande manquant, etc.

  1. Des occasions de capturer des économies

Grâce au processus numérique, les comptes payables peuvent devenir une source de réduction des coûts pour une entreprise. Les procédures de suivi, de traitement et d’approbation de factures manuels peuvent entraîner des pertes de rabais auprès de certains fournisseurs, des pénalités pour retard de paiement et même détériorer certaines relations d’affaires. Transformer les comptes payables au moyen des technologies numériques permet de bénéficier des remises ou rabais de paiements rapides et d’éliminer les frais de retard.

Les clés du succès

Pour réussir la transition numérique de vos comptes payables, il est essentiel de prévoir un audit qui permettra d’analyser le cheminement des documents dans vos processus d’affaires, de la décision d’achat jusqu’au paiement de la facture. Optez pour un logiciel d’automatisation intuitif, bien conçu et réceptif au comportement humain. Un bon logiciel rend les tâches manuelles d’approbation et de vérification faciles grâce à une interface utilisateur simple et élégante. Planifiez efficacement votre transition et choisissez les bonnes solutions; ce sont les secrets essentiels d’une transition numérique réussie.

 

CONTACTEZ-NOUS POUR SAVOIR COMMENT ENTAMER LA TRANSITION NUMÉRIQUE DE VOS COMPTES PAYABLES

* Sondage 2017 du Institute of Finance & Management (IOFM) auprès des contrôleurs financiers

** BCG, novembre 2017, « How digital CFOs are transforming Finance ».

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