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Livre blanc

Comprendre la valeur légale de vos documents électroniques et savoir en tirer profit

11 juin 2018

Un environnement de travail sans papier permet de gagner temps, argent et espace. À mesure que la société adopte les technologies numériques, les communications électroniques s’imposent de plus en plus comme une norme dans les activités professionnelles. Mais les documents numériques ont-ils la même valeur légale que les documents papier?

Ce que dit la loi

L’ONU a adopté une loi sur le commerce électronique en 1996 et une autre sur les signatures électroniques en 2001. Ces lois ont servi de fondement pour la législation du commerce électronique dans plusieurs pays à travers le monde.

Au Canada, des lois ont été adoptées dans la plupart des provinces et le pouvoir de régir les activités électroniques est partagé entre le fédéral et le provincial. Il est plutôt complexe d’identifier le palier gouvernemental concerné par les différents types de litiges mais, chose certaine, les législations fédérale et provinciale sur la gestion électronique des documents sont assez uniformes dans leur traitement.

Sauf au Québec, la législation provinciale sur le commerce électronique est largement basée sur la Loi uniforme sur le commerce électronique du gouvernement fédéral. En Ontario, il faut se référer à la Loi de 2000 sur le commerce électronique. Alors qu’au Québec, c’est la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qui constitue la référence législative encadrant les documents technologiques. Ces lois précisent les règles à suivre pour préserver la valeur juridique des documents électroniques. Le critère qu’on y trouve le plus souvent : l’intégrité. Pour assurer la valeur légale d’un document électronique, vous devez pouvoir démontrer qu’il est complet et qu’il n’a fait l’objet d’aucune altération.

Dissiper le flou juridique

La Fondation du Barreau du Québec a produit un guide très complet que vous pouvez consulter sur son site Internet. Voici quelques informations clés tirées de ce guide :

  • Les entreprises doivent assurer une gestion sécuritaire de leurs documents technologiques tout au long des quatre étapes de leur cycle de vie : transfert, conservation, consultation et transmission.
  • Pour qu’un document transmis de façon technologique ait la même valeur que celui reçu, il faut s’assurer de l’intégrité des deux documents et documenter la façon pour parvenir à cette fin.
  • Un document technologique ne peut être refusé par un juge au seul motif qu’il est électronique. Il peut donc constituer un élément de preuve recevable au même titre qu’un document papier.
  • Plus le document aura fait l’objet d’une gestion diligente, plus un juge sera enclin à le considérer comme étant admissible et probant.
  • Un document technologique peut être un « original » à condition que les fonctions qui sont normalement propres à un « original papier » (intégrité, caractère unique, etc.) soient respectées.
  • Un contrat peut se conclure oralement, sur papier ou électroniquement. Il suffit qu’une offre ait été acceptée. Un contrat peut donc se conclure par l’échange de courriel ou en remplissant un formulaire sur une page Internet par exemple.
  • La définition d’une signature n’est pas liée à un support papier : la signature électronique est donc reconnue légalement.

En somme, le choix d'un support ou d'une technologie spécifique n’a pas d’incidence sur la valeur juridique d'un document ou d’une signature. Celle-ci est fonction de l'intégrité du document et non de la technologie ou du support utilisé.

3 bonnes pratiques à adopter

Au-delà de la législation, il importe de connaître les bonnes pratiques en matière de gestion électronique des documents (GED). En voici quelques-unes :

  1. Avant de détruire vos copies papier, vérifiez que toutes les pages du document ont bien été numérisées et que l’ensemble du texte, des images et des annotations manuscrites sont visibles.
  2. Quel que soit le support utilisé pour l’archivage numérique de vos documents, assurez-vous de conserver également le matériel et les logiciels nécessaires pour les consulter.
  3. Lors de la destructionde vos documents numériques, veillez à respecter la confidentialité des données sensibles qui peuvent s’y trouver. La restauration des documents ayant été détruits doit être impossible.

L’art de miser sur les bons outils

Il ne suffit pas de numériser un document et de le sauvegarder sur le disque dur de votre ordinateur pour qu’il soit juridiquement valable. Les décisions relatives aux technologies à utiliser pour votre gestion documentaire doivent être guidées par des impératifs de fiabilité. Optez pour des outils pouvant assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité du contenu à toutes les étapes du cycle de vie de vos documents. En prenant le temps de faire les bons choix technologiques, vous assurerez la valeur légale et probante de vos documents, tout en préservant leur sécurité en cas de panne ou de piratage informatique.

Peu importe la taille de votre entreprise, des solutions technologiques adaptées à vos besoins existent pour assurer l’intégrité de vos documents numériques, et donc leur valeur légale. Si vous n’êtes pas familier avec la GED, consultez nos spécialistes pour vous guider vers les solutions fiables qui seront adaptées à votre environnement.

 

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